ניירות מכתבים משמשים בעלי עסקים בעיקר עבור מסמכים רשמיים והצעות מחיר. לצורך העניין, נייר מכתבים הוא נייר A4 רגיל, אשר מודפסים עליו לוגו של העסק ושם העסק בראש הדף, ובתחתית הדף כתובת, טלפונים ודרכים נוספות ליצירת קשר. הדפסת ניירות מכתבים נעשית בבתי דפוס, השירות מוצע לאחרונה במספר אתרי אינטרנט המהווים דפי דפוס אינטרנטיים המאפשרים ללקוח לסגנן את נייר המכתבים בהתאמה אישית.
בהכנת נייר מכתבים יש לשים לב לכמה כללים פשוטים: נייר המכתבים חייב להיות רשמי ופשוט, ועל האלמנטים שמודפסים עליו לא לתפוס מקום רב מדי, שכן בסופו של דבר אמורים להיות מודפסים על גבי הנייר הצעות מחיר, והודעות רשמיות של העסק. הדפסת נייר מכתבים תיעשה לרוב או בצבע אחיד, או בשתי צבעים או במספר צבעים. כאשר המחיר מהזול ליקר בהתאמה, צבע אחיד הזול ביותר וההדפסה במספר צבעים היקר ביותר. רוב העסקים מדפיסים את ניירות המכתבים שלהם בצבע אחיד או בשתי צבעים.
השימוש בניירות המכתבים אצל בעלי העסקים הוא לרוב כנייר המוזן במדפסות העסק. היתרון הוא שכל נייר שיוצא מהמדפסת בעסק הוא מסמך רשמי של העסק ולא צריך להדפיס את הלוגו, הכתובת והטלפונים בכל פעם מחדש. כמו כן, ניתן לרשום על גבי ניירות מכתבים באופן ידני, ולא חייבים להדפיס את המסמך על מנת שיהיה רשמי מטעם העסק – הרי שהלוגו ושם העסק כבר מודפסים על גבי המסמך. הדפסת ניירות מכתבים המותאמים לעסק יאפשרו לו להכין סוגים שונים של ניירות מכתבים, לדוגמא: ניירות מכתבים המיועדים אך ורק להצעות מחיר, וניירות מכתבים המשמשים כמכתבים רשמיים של העסק.
כאמור, שירות של הדפסת ניירות מכתבים ניתן היום בכל בית דפוס אינטרנטי שמציע את השירות על גבי הרשת. ההזמנה של נייר מכתבים באינטרנט הוא תהליך פשוט. ראשית נבחר במספר הצבעים שאנו מעוניינים שתכיל ההדפסה, צבע אחיד מתאים לרוב הצרכים של בעלי העסקים והוא מקבל גם את תג מחיר זול לעומת שימוש בשני צבעים או בהדפסה צבעונית. בנייר מכתבים אין צורך ביותר מצבע אחד. לאחר מכן נבחר בתבנית המתאימה לנו ביותר, ונערוך אותה לפי הפרטים שלנו. מומלץ להוסיף לנייר המכתבים לוגו של העסק